Entre las soluciones más buscadas por los hoteles para mejorar su operación, optimizar procesos y ofrecer una experiencia superior a sus huéspedes, se encuentran los sistemas conocidos como PMS hotelero y ERP hotelero, dos tipos de software de gestión hotelera que muchas veces se confunden o se utilizan como sinónimos.
Un PMS (Property Management System) es un sistema de administración para hoteles que se enfoca en la gestión operativa diaria, como las reservas, el check-in y el check-out, mientras que un ERP (Enterprise Resource Planning) se centra en los procesos administrativos y financieros, como contabilidad, nómina e inventarios.
A menudo, los hoteleros se enfrentan a la disyuntiva de elegir entre uno u otro sin comprender del todo las diferencias clave, sus ventajas o cuál se ajusta mejor a su tipo de operación.
Un PMS hotelero (Property Management System) es una herramienta tecnológica diseñada específicamente para gestionar las operaciones del día a día en un hotel.
Es el corazón operativo del establecimiento, permitiendo a los empleados controlar, de manera centralizada, todas las actividades relacionadas con la estadía de los huéspedes.
Este sistema de administración para hoteles permite mejorar significativamente la eficiencia operativa. Por ejemplo, al automatizar las tareas repetitivas y evitar errores humanos, un hotel puede ofrecer un servicio más ágil y personalizado.
Además, al integrar el PMS con canales de distribución como OTAs y motores de reservas, se optimiza la ocupación y se incrementa la rentabilidad.
Un ERP hotelero (Enterprise Resource Planning) es un software de gestión hotelera enfocado en las áreas administrativas, financieras y estratégicas de un hotel o grupo hotelero.
Su objetivo principal es centralizar y automatizar procesos que van más allá de la operación diaria con el huésped, como los relacionados con contabilidad, finanzas, recursos humanos e inventarios.
Funciones típicas de un ERP hotelero:
El ERP hotelero es transversal:
Conecta distintas áreas del hotel para ofrecer una visión global de la operación. A diferencia del PMS, que actúa en el «frente de batalla», el ERP trabaja en el «back office», asegurando que las decisiones estratégicas se basen en datos reales y consolidados.
Módulos comunes en un ERP hotelero:
Funcionalidad principal
Áreas del hotel que abordan
Tipo de usuario o personal que los utiliza
Nivel de especialización hotelera
Facilidad de integración entre ambos sistemas
Hoy en día, muchos sistemas permiten integrar PMS y ERP para centralizar la información y evitar la duplicación de tareas.
Aspecto |
PMS Hotelero |
ERP Hotelero |
|---|---|---|
| Enfoque principal | Gestión operativa diaria y experiencia del huésped | Gestión administrativa, financiera y estratégica del hotel |
| Áreas que abarca | Recepción, reservas, housekeeping, mantenimiento | Contabilidad, finanzas, RR.HH., compras, inventario |
| Usuarios principales | Recepcionistas, personal operativo, supervisor de piso | Contadores, administradores, gerentes, recursos humanos |
| Especialización hotelera | Alta especialización en la industria hotelera | Generalista, con módulos adaptados a hoteles |
| Gestión de huéspedes | Sí, incluye perfil de cliente, historial, preferencias | No gestionado directamente (puede conectarse con CRM externo) |
| Módulos principales | Reservas, check-in/out, housekeeping, tarifas, motor de reservas | Contabilidad, nómina, presupuestos, inventario, compras, reportes financieros |
| Toma de decisiones | Operativas y tácticas (disponibilidad, ocupación, tarifas) | Estratégicas y financieras (inversión, rentabilidad, control de costos) |
| Facilidad de integración | Se puede integrar fácilmente con ERP, channel managers, POS, etc. | Requiere integración con PMS para reflejar datos de operación y ventas |
| Escenarios ideales | Hoteles boutique, pequeños y medianos | Cadenas hoteleras, resorts, hoteles con múltiples áreas y departamentos |
La decisión de implementar un PMS, un ERP o ambos depende del tamaño del hotel, su complejidad operativa y los recursos disponibles. Aquí algunos ejemplos:
Hoteles pequeños (hasta 20 habitaciones)
Hoteles medianos (entre 20 y 80 habitaciones)
Cadenas hoteleras, resorts o complejos con múltiples servicios
La integración entre un PMS hotelero y un ERP hotelero ofrece múltiples ventajas:
La mejor elección no es entre uno u otro, sino determinar cuál se adapta mejor a tu operación. En muchos casos, la combinación de ambos ofrece una solución integral que maximiza eficiencia, control y rentabilidad.
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